由于工作原因，笔者最近对金融机构如何进行有效的外包管理做了一些研究，也有了一点心得。在这里和大家做个简单的分享，肯定有不足之处，也望大家能够谅解和指正。将会通过以下三个章节来把这个话题说清楚：宏观篇、微观篇和操作篇
一、宏观篇
首先，我们要搞清楚外包的定义是什么？根据《《银行业金融机构外包风险管理指引》（该指引是金融机构进行外包管理非常重要的依据），外包是指金融机构将原本由自身负责处理的某些业务活动委托给服务提供商进行持续处理的行为。服务提供商包括独立第三方，银行业金融机构母金融机构或其所属集团设立在中国境内、外的子金融机构、关联金融机构或附属机构。而外包和采购服务有时会有些混淆，其判别的关键就是如果这个业务活动本应该由金融机构自身来负责处理但选择了服务供应商，那么这个就是外包了。
目前来看，金融机构的外包主要有三大类型：一、信息技术外包ITO，主要包括：金融机构的信息系统服务和远程维护、信息系统的流程设计和技术研发、IT基础技术管理..整合等；二、业务流程外包BPO，主要包括：后勤保障、人力资源服务、呼叫中心服务、文书处理、数据录入、文档保管、催收诉讼等；三、知识流程外包KPO，主要包括：金融产品设计研发、金融分析等。
在进行金融机构业务外包的总体策划与决策前，必须要对自身的核心竞争力、管理的优势与劣势、整体价值和长远目标进行深入客观的分析，明确外包业务在整个经营战略中的角色以及外包给金融机构带来的优势及影响。
第一、在总体层面上，金融机构应根据今后发展的战略方向，识别公司的核心能力和战略目标，对外包业务进行详细的调研与分析；外包业务管理牵头负责部门，应主动与业务部门密切配合。
第二、在决策层面上，金融机构需要对开展外包活动的可行性进行分析，主要包括：分析外包市场、外包成本、外包导致的人员调配等问题对公司的影响。
第三、在收益层面上，金融机构应对业务外包所带来的回报进行分析，要着重分析公司自身开展业务与外包之间的成本、效率、质量和技术水平之间的差异，以及因业务外包对公司集中资源优势、提高灵活性和改进内部管理等各个方面的推动作用。
二、微观篇
《银行业金融机构外包风险管理指引》和《银行业金融机构信息科技外包风险监管指引》是中国金融机构进行外包管理非常重要的两份监管指引，也是各家金融机构必须要符合的标准和要求。
金融机构外包管理的组织架构应当包括董事会、高级管理层、外包管理团队及相关业务部门，各司其职，各担其责。（以下职责主要来源于监管指引）
（一）董事会的主要职责包括：审议批准外包的战略发展规划；审议批准外包的风险管理制
度；审议批准本机构的外包范围及相关安排；定期审阅本机构外包活动的有关报告；定期安排内部审计，确保审计范围涵盖所有的外包安排。
（二）高级管理层的主要职责包括：制定外包战略发展规划；制定外包风险管理的政策、操作流程和内控制度；确定外包业务的范围及相关安排；确定外包管理团队职责，并对其行为进行有效监督。
（三）外包管理团队的主要职责包括：执行外包风险管理的政策、操作流程和内控制度；负责外包活动的日常管理，包括尽职调查、合同执行情况的监督及风险状况的监控；向高级管理层提出有关外包活动发展和风险管控的意见和建议；在发现外包服务提供商的业务活动存在缺陷时，采取及时有效的措施。
（四）相关业务部门的主要职责包括：对拟要外包的业务活动进行风险分析和草拟外包提案；对外包服务提供商进行尽职调查和筛选；明确外包活动的服务水平协议并定期检查确认；应对业务外包时的突发事件和应急处置；对外包服务提供商进行年度评价或考核。
在以上的职责分工基础上，金融机构至少需要针对外包业务管理制定：外包业务管理流程、外包活动风险评估报告模板、外包服务供应商尽职调查模板。
外包业务管理流程，是明确如何进行外包活动管理，将流程和操作要求进行固化和说明；
外包活动风险评估报告，是对拟要外包的业务活动进行风险分析和明确如何管理这些潜在风险，形成应急处置方案，要评估的风险点包括：法律合规风险、声誉风险、业务能力丧失风险、业务中断风险、信息泄露风险和服务水平下降风险；
外包服务供应商尽职调查，是明确需要对服务供应商的哪些方面进行尽职调查，主要包括：外包服务供应商的基本情况、市场监督评价、技术实力和服务质量及相关成功案例、服务人员资质、外包风险管理能力、应急处置机制及关联方确认。
三、操作篇
（一）新增外包业务活动：
1、业务部门应针对拟定要新增的外包业务活动进行风险评估并完成《外包业务风险评估报告》，外包管理团队协助业务部门并确保相关风险经过审慎的分析和评估。
2、《外包业务风险评估报告》及外包业务申请须经公司高级管理层和董事会的批准。
3、业务部门甄选外包服务供应商并完成尽职调查报告。
4、业务部门完成外包提案并由高级管理层审批（外包提案包括：外包业务申请，《外包商尽职调查表》及应急预案）。
5、与外包服务提供商签订合同并明确服务水平协议SLA；除常规合同约定外，还需要进一步明确：定期向我公司汇报外包活动的情况并及时通报外包活动的突发性事件；配合我公司接受监督管理机构的检查；保障客户信息的安全性；不得以我公司的名义开展委托范围以外的其他活动；不得将外包活动转包或变相转包。
（二）已有的外包业务活动：
1、每年对外包服务供应商进行服务效果评估，应至少包括：对外包合同的履行情况；对突发事件的响应情况；对客户投诉的回复情况。
2、当重新签订合同时，业务部门需要再次开展尽职调查，以保证该外包服务供应商有足够的资质和能力为公司提供持续、稳定的服务。
3、应每年对公司全部外包业务活动进行回顾并形成报告，提交董事会审阅。
（三）外包管理中的风控措施：
1、针对所有外包业务活动，应按照监管要求向本地银保监局提前报批或报备。
2、针对新进外包业务，应严格按照公司内部流程进行外包业务风险评估并得到董事会的批准，对于外包服务供应商的筛选和尽职调查将严格执行，从而保证其有充足的能力和资质为公司提供服务并拥有较好的应急处理能力。根据采购金额和采购内容，应严格按照内部规定执行多方比价、或公开招投标等方式进行。
3、对于持续合作外包服务供应商，应每年进行外包业务服务效果评估，从而保证外包服务供应商提供的服务能够满足公司的标准和要求。针对不符合公司需求的外包服务供应商，应建立适当的退出机制以确保外包服务供应商的质量。
4、定期对公司全部外包业务活动和外包管理进行内部审计（至少三年一次）。
（四）外包管理中的经验与体会：
外包管理在金融机构中是一项非常重要，但又相当琐碎的工作，可能会面对各种各样的情况。制度流程的建立，是规范外包管理的基础；而对相关制度和要求的严格执行，则是外包管理能够做好的必要条件。对外包业务活动和服务供应商进行台账管理是非常有必要的，可以避免重要步骤的遗漏，也便于监控工作进度和保证相关文档的完整性。
以上就是笔者对于金融机构如何做好外包管理的一些整理和体会，希望能够帮助大家理解外包和建立有效的管理框架。
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