虽然如今电脑有搜索引擎，可以根据个别文字快速搜索到文件，但我依然建议运用“逐级按照分工分类”的方法归档，原因有四，一是加强工作印象，通过分类管理，将会进一步地了解各项工作的组成要素；二是通过构建框架，增强工作逻辑性，使工作思路更清晰；三是降低文件的重复性，提高搜索效率，基层工作的数据是动态的，时常需要更新报表，若不分类管理，那搜索结果将会出现很多似是而非的文件，反之根据分类，做好备注或更新替换，便能提高直接搜索的效率；四是通过对U盘的系统管理，谋划布局，锻炼统筹管理能力，这也是我认为最重要的原因。如今村级工作往往是牵一发而动全身，有较强的系统性，一项工作的改动必定会影响其他几项工作的数据，按照这个方法归类后，必然会因通过归类懂得各项工作之间的关系，进而知道一项工作对另一项工作的影响因素，从而在U盘上更改，最终根据修改去指导具体工作，避免各项工作的数据冲突。
构建要素，理清思路，增强指导与总结。按照“逐级按照班子分工分类”的方法去管理日常接触的文件，已经足以提高工作效率和保存宝贵的工作材料，但U盘的管理不应仅为储存和读取，还应起到理清工作思路，增强工作指导与总结的作用。每项工作的完成离不开前期筹备、具体实施、记录、总结、宣传这五个基本要素，为更高效准确地指导工作并跟踪记录工作过程，我将这些要素落实到了U盘管理上。
例如在政府文件夹中，除了工作站文件夹和镇级相关台账，我还建立了“工作明细”、“照片”、“信息报道”等一系列的文件夹，“工作明细”文件夹里主要储存《工作计划表》、《工作成效表》、《工作想法》这三份文件，分别用于记录紧急工作和日常工作、各项工作成效以及日常工作中的工作想法，以达到提醒、督促、总结分析的作用；“照片”文件夹里主要储存与工作有关的所有照片，为了便于搜索寻找和规范排序，照片分类方式是按“时间+人名+地点+主要工作内容”的模式建立文件夹，例如“2018.09.14容兴甲到长平村开展以奖代补验收工作”；“信息报道”文件夹主要是为了学习和总结文章写作技巧，里面主要分两个文件夹，一是日常收集别人的优秀写作，二是对自己的文章进行归类。
